المسمى الوظيفي
مساعد/ة مالي/ة (للموظفين الداخليين)
للعمل لدى
لجنة الإنقاذ الدولية
اختصاص العمل
محاسبة/إدارة مالية
الحد الأدنى للمستوى التعليمي
معهد متوسط
المهام الوظيفية
- العمل بشكل وثيق مع مسؤول المالية الأول / مسؤول المالية لضمان أفضل فهم وتنفيذ لسياسات وإجراءات التمويل في IRC.
- مساعدة مسؤول المالية الأول / مسؤول المالية عند الحاجة في المراجعة الأولية لجميع أنواع المستندات المالية، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر: الفواتير والعقود وأوامر الشراء والمدفوعات غير المتعلقة بطلب الشراء وتحليل العطاءات وقوائم التوزيع، والتأكد من أن كل معاملة مدعومة بوثائق معتمدة بشكل صحيح
- تسجّيل الفواتير المتعلقة بأوامر الشراء والفواتير المتعلقة بغير أوامر الشراء ، وقيود اليومية، وإيصالات النقد، وإيصالات الدفع الى برنامج انتجرا المالي , بالإضافة الى حفظ كل الوثائق الداعمة في المجلدات الخاصة بها و تحميلها الى نظام انتجرا.
- تحصيل كافة الموافقات اللازمة على مدفوعاتصرفيات مكتب الحسكة HSK وفقًا لمصفوفة التفويض المعتمدة .
- إعداد تقارير فواتير الموردين غير المدفوعة، وإعداد طلبات تحويل النقد لمكتب HSK بالتنسيق مع المشرف، وتحت إشراف مدير المالية.
موظف عمليات لقسم المالية:
- سيكون هذا المنصب بمثابة نقطة الاتصال الرئيسية في منطقة NES لبدء عمليات تحويل/توزيع النقد المطلوبة في مكاتب NES، والتي ستنفذها وكالات الحوالة، ومسؤول عن توحيد طلبات النقد المقدمة من مكاتب NES الأخرى مع تجميع المستندات الداعمة لها للموافقة النهائية من مدير المالية.
- بالتنسيق مع مدير المالية، سيُبلغ سلسلة التوريد بطلب النقد الموافق عليه من مدير المالية لكي يبدأ قسم التوريد بإجراءات التعاقد مع مكتب الحوالة.
- بالتنسيق مع مدير المالية وقسم الموارد البشرية، سيعمل هذا المنصب على ضمان ان مبالغ ضريبة الرواتب والأجور ُبلغت لسلسلة التورد شهريا لكي يبدأ قسم التوريد بإجراءات التعاقد مع مكتب الحوالة و تحويل المبالغ الى دائرة الضرائب
طلبات التعويض المالي لمكتب الحوالة:
- يتولى هذا المنصب مسؤولية تتبع فواتير الحوالة للأنشطة البرامجية والتشغيلية المُنفَّذة من قِبل IRC (بما في ذلك التحويلات النقدية/التوزيعات للموردين في مكاتب تمويل NES)، والتحقق الأولي من المستندات الداعمة في الوقت المناسب.
- جمع جميع الموافقات المطلوبة عبر تطبيق ال BOX، وتسجيل المعاملات بدقة على نظام integra في حينه، ومتابعة سير الموافقات عبر عمل النظام حتى تحصيلها بشكل نهائي.
- مساعدة مدير المالية في مطابقة وتسوية مستحقات الحوالة من خلال إعداد جميع المستندات الداعمة لكشف حساب الحوالة بشكل نصف شهري، بالإضافة إلى اعداد قائمة بالرموز المالية للميزانيات
المُخصومة منها ووفقًا لمتطلبات المقر الرئيسي، لتسهيل إنشاء المدفوعات المركزية في نظام الانتجرا للمقر الرئيسي.
- تقديم الدعم لقسم الشراكات المالي: من خلال المساعدة في مراجعة التقارير المالية/المستندات الداعمة للشريك، والتواصل مع ممثل الشؤون المالية للشريك للحصول على المستندات الداعمة لاي تقارير مالية، وتقديم الدعم في إعداد الدفعات المُقدمة للشريك، وابلاغ سلسلة التوريد بالمدفوعات السلف المستحقة للشريك للتعاقد على الحوالة واتمام عملية الدفع عن طريقها، وتسجيل سلف الشريك بدقة على نظام integra.
- استلام النقد من وكالات الحوالة، والتأكد من استلام جميع القطع النقدية بشكل سليم (يفضل أن تكون مختومة، خالية من الخدوش، مرتبة، إلخ). بالإضافة إلى ذلك، يجب حفظ النقود في المكتب في خزنة آمنة بطريقة سليمة، والتأكد من سرية جميع المعلومات المتعلقة بها.
- على مساعد الشؤون المالية التواصل مع جميع الموردين والطلب منهم التواجد لتحصيل مستحقاتهم في مواعيد التوزيع المحددة. أما بالنسبة للمستفيدين الآخرين، مثل عمال الحوافز والسائقين...، فينبغي على مساعد الشؤون المالية التواصل مع جميع منظمي دفوعات ما تم ذكره للتواصل بدورهم مع المذكورين والطلب منهم بالتواجد لتحصيل مستحقاتهم في مواعيد التوزيع المحددة، ومتابعة أي مبالغ غير محصلة معهم للحد من مخاطر السيولة النقدية.
- تمثيل قسم المالية في مواقع التوزيع عند الحاجة، وتوقيع ومطابقة أي مستندات ذات صلة. بالإضافة إلى ذلك، التحقق من هويات المستفيدين قبل الصرف، وكذلك خطابات التفويض من الموظفين أو الموردين أو المستفيدين.
- صرف مستحقات جميع الموردين، وعمال الحوافز، والبائعين، وتحرير السلف، ورواتب الموظفين، والتعامل أصحاب المستحقات باحترام ونزاهة، وبما يتماشى مع إجراءات التشغيل القياسية لإدارة النقد. علاوة على ذلك، قبل صرف المدفوعات، يجب على مساعد المالية التأكد من توفر جميع الموافقات/المستندات المطلوبة (كمثال : التأكد من تطابق أمر الشراء مع الفاتورة من حيث المبلغ واسم المستفيد)، وعليه اتخاذ الإجراءات اللازمة وإبلاغ رئيس قسم المالية والمشرف المباشر في حال وجود أي ملاحظات.
- تأكد من وضع علامة "مدفوع" على جميع المستندات بمجرد إتمام عملية الدفع مع الموردين وبما يتماشى مع إجراءات التشغيل القياسية لإدارة النقد.
- إجراء جرد نقدي يومي بطريقة سليمة وآمنة. التحقق من أي اختلافات، والإبلاغ عنها فورًا إلى مدير المالية والمدير المباشر في حال عدم حلها. الاحتفاظ بسجل تتبع نقدي يومي، والاحتفاظ بالنسخ الموقعة من جرد النقد اليومي في ملف جرد النقد بنهاية كل شهر.
- استلام وتحصيل المبالغ المستردة نقدًا من الموظفين واعادتها مرة أخرى إلى رموز الحساب الصحيح، والتأكد من توقيع إيصال الاستلام من قبل مسؤول المالية الأول / مسؤول المالية.
- دعم قسم المالية في توفير أي مستندات مطلوبة لأغراض التدقيق أو لأي سبب آخر، والمساعدة في أعمال كتابيةإدخاليه لقسم المالية، مثل التصوير والمسح الضوئي إن وجد.
- نقطة الاتصال مع مكاتب NES الأخرى لجمع المستندات المالية الأصلية لقسائم الدفع / الإيصالات، والتنسيق مع فريق النقل لضمان نقلها بأمان إلى المستودعات المعنية في دمشق / أربيل.
- التخطيط وتنظيم وإدارة عبء العمل والتحلي بالمرونة في قبول المهام الجديدة.
- المساهمة في إقفال الحسابات الشهرية والسنوية لضمان جودة التنفيذ والالتزام بالمواعيد النهائية للمقر الرئيسي. بالإضافة إلى ذلك، المشاركة بالتنسيق مع المشرف في المراجعة الشهرية لحسابات الميزانية العمومية التالية: النقدية في المكتب، والمصروفات النثرية، والسلف، والمستحقات، والمستحقات المدفوعة مقدمًا، ومستحقات الموردين، والمستحقات المتنوعة، وحساب مراقبة الحوالة/وكلاء التحويل النقدي.
- دعم مسؤول المالية الأول/مسؤول المالية في تخصيص الرسومعمولات تحويل الاموال للمشاريع و الناتجة عن : مدفوعات عمال الحوافز ، ومدفوعات رواتب موظفي NES، ومدفوعات السائقين، ومدفوعات البائعين.
- تقديم الدعم في إعداد توقعات النقدية على أساس شهري، ومشاركتها مع مدير المالية في الوقت المحدد.
- الدعم في إجراء فحص المخزون للمستودعات سنويًا وعند الطلب.
- تمثيل قسم المالية في لجان التخلص من العناصر المطلوبة من قبل فريق سلسلة التوريد عند الطلب.
المؤهلات
- يُفضل حيازة شهادة جامعية/معهد في الاقتصاد (أقسام المحاسبة، إدارة الأعمال، أو الدراسات المالية ذات الصلة..)، أو أي شهادة جامعية/معهد آخر،
- بالإضافة إلى خبرة لا تقل عن سنتين في مجال المحاسبة، ويفضل أن تكون في منظمة غير حكومية غير ربحية دولية.فهم جيد لعمليات وإجراءات المحاسبة.
- الوفاء بالأهداف والمواعيد النهائية، والتحلي بالمرونة والراحة في بيئة عمل متعددة الثقافات.
- العمل بروح الفريق، والتعاون، ودعم الزملاء من نفس القسم ومن أقسام أخرى.
- القدرة على العمل تحت الضغط وكثرة المهام، والاستعداد للعمل لساعات إضافية عند الحاجة.
متطلبات خاصة بهذه الفرصة
اللغة / السفر:
- اللغة العربية مطلوبة، بينما يُفضل إجادة اللغتين الإنجليزية والكردية.
- السفر: ٥٪ إلى مواقع العمل الميداني في شمال شرق سوريا بناءً على طلب المشرف، بالإضافة إلى حضور ورش عمل واجتماعات إقليمية وعالمية.
علاقات العمل الرئيسية:
- رفع تقارير العمل إلى: مسؤول مالي أول/مسؤول مالي
- الوظيفة تشرف مباشرة على: غير مطلوب
- الإبلاغ غير المباشر (إن وجد): غير مطلوب
- جهات الاتصال الداخلية الرئيسية: أعضاء فريق التمويل الآخرين في جميع المكاتب في NES، وفريق سلسلة التوريد في NES، والمدراء الميدانيين، والمدراء في قسم البرامج في NES.
- جهات الاتصال الخارجية الرئيسية: الموردون، عمال الحوافز، المستفيدون.
المعايير المهنية: يجب على موظفي لجنة الإنقاذ الدولية الالتزام بالقيم والمبادئ الموضحة في لجنة الإنقاذ الدولية Way - المعايير العالمية للسلوك المهني. هذه هي النزاهة والخدمة والمساءلة والمساواة. وفقًا لهذه القيم ، تعمل لجنة الإنقاذ الدولية وتنفذ سياسات حماية المستفيد من الاستغلال والإيذاء ، وحماية الطفل ، ومكافحة التحرش في مكان العمل ، واحترام النزاهة المالية في العمل ، ومكافحة الانتقام.
المرشحون المحليين : نحن نشجع بشدة المرشحين الوطنيين أو العائدين على التقدم لهذا المنصب. إذا كنت مواطنًا في البلد الذي تقع فيه هذه الوظيفة وتقيم حاليًا خارج بلدك، فقد تكون مؤهلاً للحصول على حزمة إعادة توطين جذابة. يتم تحديد الأهلية بناءً على احتياجات العمليات لدى اللجنة الدولية للإنقاذ (IRC) ومتطلبات الوظيفة المحددة. تسعى اللجنة الدولية للإنقاذ إلى جذب وتحفيز والاحتفاظ بالكوادر الوطنية المؤهلة في برامجها.
المساءلة أمام العملاء: يجب على موظفي لجنة الإنقاذ الدولية الالتزام بالمساهمة في استدامة وتطوير آليات استجابة العملاء (CR) ، والحفاظ على ثقافة تحديد أولويات احتياجات عملائنا والمجتمعات المتضررة من خلال الاستماع بشكل منهجي إلى وجهات نظرهم واستخدام ملاحظاتهم. لاتخاذ قرارات برنامجية ومنحهم تأثيرًا أكبر على تصميم البرنامج وإنجازه.
تنتهي بتاريخ
Jul 30, 2025