رمز الوظيفة
3823
المسمى الوظيفي
سكرتير تنفيذي
للعمل لدى
زاهي للصناعة و التجارة
الدولة
سورية
المدينة
حماه
اختصاص العمل
سكرتاريا
طبيعة العمل
دوام كامل
خدمة العلم
منتهية أو معفى
الحد الأدنى للمستوى التعليمي
لا يهم
المهام الوظيفية
- تحديد و صياغة الأهداف المطلوبة لضبط أداء مكتب الإدارة العليا بالتعاون مع السكرتارية التنفيذية
- التخطيط و إعداد البرامج التنفيذية لتحقيق هذه الأهداف بالتعاون مع السكرتارية التنفيذية
- تقديم النصائح و المشورة و الرأى السديد لأفراد السكرتارية التنفيذية و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا
- المشاركة فى صياغة إجراءات إدارة مكتب الإدارة العليا و السكرتارية التنفيذية للإدارة العليا بالتعاون مع ممثل الإدارة لنظام الجودة و مدير تخطيط و توكيد الجودة
- إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم سواء داخل أو خارج المؤسسة
- مراجعة و إعتماد تنسيق جدول المواعيد و المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى
- مراجعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير العام أو المدير التنفيذى قبل عرضها عليه أو توجيهها للغير
- التأكد من حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
- مراجعة أعمال إستلام البريد و الفاكس الوارد و عرضه على المسئول و فهرسة هذه المستندات
- مراجعة أعمال إستلام و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل
- مراجعة أعمال تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة
- حضور جميع الإجتماعات و الجلسات التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها
- مراجعة التحضير للإجتماعات الخاصة بالمدير العام أو المدير التنفيذى و تنسيق و تجهيز كل الوثائق والمستندات التى تخص موضوع الإجتماع
- مساعدة كل من العضو المنتدب و المدير العام و المدير التنفيذى فى جميع أعمالهما غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلبه الشخصى
- مراجعة تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها
- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب المدير العام
- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية لمكتب المدير العام و أفراد العمل بمكتب المدير العام
- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى تدعو لعقدها الإدارة العليا و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
- مراجعة حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالمدير العام و المدير التنفيذى و تنظيم رحلات العمل
- تعليم و توجيه أفراد السكرتارية التنفيذية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
- كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب للمدير العام و المدير التنفيذى
- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد لمدير مكتب المدير العام
- مدير مكتب الإدارة العليا مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء مدير مكتب المدير العام و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
- التخطيط و إعداد البرامج التنفيذية لتحقيق هذه الأهداف بالتعاون مع السكرتارية التنفيذية
- تقديم النصائح و المشورة و الرأى السديد لأفراد السكرتارية التنفيذية و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا
- المشاركة فى صياغة إجراءات إدارة مكتب الإدارة العليا و السكرتارية التنفيذية للإدارة العليا بالتعاون مع ممثل الإدارة لنظام الجودة و مدير تخطيط و توكيد الجودة
- إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم سواء داخل أو خارج المؤسسة
- مراجعة و إعتماد تنسيق جدول المواعيد و المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى
- مراجعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير العام أو المدير التنفيذى قبل عرضها عليه أو توجيهها للغير
- التأكد من حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
- مراجعة أعمال إستلام البريد و الفاكس الوارد و عرضه على المسئول و فهرسة هذه المستندات
- مراجعة أعمال إستلام و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل
- مراجعة أعمال تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة
- حضور جميع الإجتماعات و الجلسات التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها
- مراجعة التحضير للإجتماعات الخاصة بالمدير العام أو المدير التنفيذى و تنسيق و تجهيز كل الوثائق والمستندات التى تخص موضوع الإجتماع
- مساعدة كل من العضو المنتدب و المدير العام و المدير التنفيذى فى جميع أعمالهما غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلبه الشخصى
- مراجعة تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها
- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب المدير العام
- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية لمكتب المدير العام و أفراد العمل بمكتب المدير العام
- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى تدعو لعقدها الإدارة العليا و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
- مراجعة حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالمدير العام و المدير التنفيذى و تنظيم رحلات العمل
- تعليم و توجيه أفراد السكرتارية التنفيذية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
- كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب للمدير العام و المدير التنفيذى
- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد لمدير مكتب المدير العام
- مدير مكتب الإدارة العليا مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء مدير مكتب المدير العام و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
المؤهلات
المؤهلات الدراسية:
مدير مكتب الإدارة العليا يجب أن يحمل أى من المؤهلات التالية:
- بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (عربى) - بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (إنجليزى)
- بكالريوس تجارة خارجية – قسم إدارة أعمال - بكالريوس نظم معلومات إدارية
الدورات التدريبية:
مدير مكتب المدير العام يجب أن يكون قد إجتاز الدورات التدريبية التالية:
1- مفاهيم نظم الجودة 2- المراجعة الداخلية
الخــبرات:
مدير مكتب الإدارة العليا يفضل أن يكون له أى من الخبرات السابقة التالية:
- خبرة بالعمل الإدارى لا تقل عن 3 سنوات منها سنتين على الأقل فى وضع وظيفى مماثل
اللـغــات:
- اللغة العربية: بطلاقة تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية
- اللغة الإنجليزية: يفضل جيد جداً على الأقل تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية (Technical Writing)
المهــارات:
مدير مكتب الإدارة العليا يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:
1- حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills)
2- تنظيم الإجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting)
3- التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة بإحتراف
4- التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة
5- التعامل مع برنامج (Outlook Express) بإحتراف
6- التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية (Presentations)
7- التعامل مع برامج تصفح الإنترنت بإحتراف
8- التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً
9- مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم
10- مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين
11- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك
12- إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية
السمات الشخصية:
يجب أن يتحلى مدير مكتب الإدارة العليا بالسمات التالية:
1- الإنضباط فى المواعيد
2- التركيز و المنطقية فى التفكير
3- معدل ذكاء عالى
4- هادىء الطباع و غير إنفعالى
5- يفضل ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى
6- اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه
7- حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز
8- حسن المظهر و الأناقة
9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة
مدير مكتب الإدارة العليا يجب أن يحمل أى من المؤهلات التالية:
- بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (عربى) - بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (إنجليزى)
- بكالريوس تجارة خارجية – قسم إدارة أعمال - بكالريوس نظم معلومات إدارية
الدورات التدريبية:
مدير مكتب المدير العام يجب أن يكون قد إجتاز الدورات التدريبية التالية:
1- مفاهيم نظم الجودة 2- المراجعة الداخلية
الخــبرات:
مدير مكتب الإدارة العليا يفضل أن يكون له أى من الخبرات السابقة التالية:
- خبرة بالعمل الإدارى لا تقل عن 3 سنوات منها سنتين على الأقل فى وضع وظيفى مماثل
اللـغــات:
- اللغة العربية: بطلاقة تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية
- اللغة الإنجليزية: يفضل جيد جداً على الأقل تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية (Technical Writing)
المهــارات:
مدير مكتب الإدارة العليا يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:
1- حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills)
2- تنظيم الإجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting)
3- التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة بإحتراف
4- التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة
5- التعامل مع برنامج (Outlook Express) بإحتراف
6- التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية (Presentations)
7- التعامل مع برامج تصفح الإنترنت بإحتراف
8- التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً
9- مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم
10- مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين
11- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك
12- إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية
السمات الشخصية:
يجب أن يتحلى مدير مكتب الإدارة العليا بالسمات التالية:
1- الإنضباط فى المواعيد
2- التركيز و المنطقية فى التفكير
3- معدل ذكاء عالى
4- هادىء الطباع و غير إنفعالى
5- يفضل ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى
6- اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه
7- حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز
8- حسن المظهر و الأناقة
9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة
الراتب و الفوائد
- تسجيل لدى مؤسسة التأمينات الإجتماعية
- عقد عمل يوضح الحقوق والواجبات
- البدلات الموضحة في قانون العمل والمعتمدة رسميا
- عقد عمل يوضح الحقوق والواجبات
- البدلات الموضحة في قانون العمل والمعتمدة رسميا
لمحة عن الجهة الموظفة
شركة صناعية كبرى في حماه تعمل في مجالات الصناعة والتجارة حيث تعمل الشركة في مجال صناعة السكاكر والعلكة ولديها مصنع آخر لانتاج البلاستيك ( بولي بروبيلين )
عرضت بتاريخ
Feb 17, 2010
تنتهي بتاريخ
Apr 19, 2010